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O guia completo da organização do escritório de advocacia

Alguns advogados ainda não perceberam a importância de se implantar técnicas de organização e gestão de escritório de advocacia ou entendem que essa necessidade existe apenas para as grandes bancas. Entretanto, independentemente do porte, as sociedades de advogados precisam aprender como organizar um escritório de advocacia, de modo a tornar o escritório uma verdadeira empresa.

Embora a advocacia se trate de uma carreira tradicional — e, portanto, operá-la como uma empresa possa causar estranhamento —, o fato é que a organização do escritório vai além do trabalho intelectual desenvolvido pelos advogados. Há, assim, toda uma estrutura de organização que precisa ser desenvolvida e implementada na cultura do escritório.

Além disso, não se pode esquecer que organização pode significar economia de espaço e de tempo, dois pontos fundamentais para a saúde financeira de qualquer corporação, inclusive das bancas de advocacia. Dessa forma, observando essa tendência e também a necessidade de organização do escritório de advocacia, nós preparamos este guia completo sobre o assunto.

Ao longo dele, serão abordados assuntos como a organização dos processos, o cadastro de clientes, a estrutura financeira, dicas de práticas para a contabilidade, o controle dos documentos trabalhistas dos advogados e, por fim, como a tecnologia pode ajudar nesse trabalho. Então continue lendo e veja o que pode ser feito em sua sociedade para torná-la mais organizada e, consequentemente, mais rentável.

1. Organizando os processos do escritório

Manter o controle dos processos judiciais não é uma faculdade para os advogados e sim uma necessidade, uma vez que todos os atos processuais devem ser cumpridos dentro de prazos, em geral, peremptórios.

Isso significa que o ato não pode ser adiado simplesmente porque o advogado já tem muito trabalho a cumprir e está apertado com outros prazos, e sim que o ato precisa ser cumprido naquele período, sob pena de causar sérios prejuízos ao cliente e, consequentemente, ao advogado responsável.

No entanto, é possível organizar o controle dos processos judiciais de modo a otimizar o trabalho a partir da implantação de algumas técnicas. A primeira delas é registrar todas as informações, e isso inclui todos os dados pessoais do cliente, as notas necessárias para a construção do caso, as decisões tomadas, a movimentação do processo e distribuição entre os advogados da casa quanto às funções assumidas em cada caso.

Pode parecer perda de tempo, mas em um escritório de advocacia as informações dos diferentes processos podem começar a se misturar e isso dificulta o controle sobre o que acontece em cada um deles, por isso a importância do registro de todo o ocorrido.

Além disso, como o trabalho do advogado é movido a prazos, é fundamental que se implante um controle das movimentações processuais. Nesse sentido, tão logo seja publicada uma intimação, o profissional responsável pelo serviço forense saberá da necessidade de se fazer a carga dos autos.

Feito isso, basta fazer a distribuição dos processos entre os profissionais da casa — em geral, cada advogado é responsável por processos determinados, para que possa ter conhecimento mais aprofundado da causa e do direito que se discute — e estabelecer o cronograma de cumprimento dos prazos.

Uma dica interessante para gerenciar melhor o tempo é dividir o trabalho em eventos e tarefas. Os eventos são os que têm data e horário para acontecer, como reuniões e audiências, já as tarefas são funções como redigir as peças processuais e responder e-mails, as quais podem ser feitas em horários definidos pelo próprio advogado.

Fazer esse planejamento de modo a saber em quais dias e horários será possível permanecer no escritório para cumprir as tarefas e distribuí-las de acordo com os prazos processuais, os quais já foram definidos desde o dia da publicação da intimação, facilita no cumprimento de todas as obrigações, sejam eventos sejam tarefas, em tempo hábil.

Assim, a gestão dos prazos judiciais deve estar alinhado ao controle de cumprimento das tarefas e eventos do advogado. Por isso, é importante fazer a distribuição das funções e monitorar o seu cumprimento para que eventuais imprevistos possam ser dirimidos a tempo, sem que haja prejuízo ao processo e ao cliente.

É claro que toda essa distribuição, controle de prazos e monitoramento do seu cumprimento pode ser um pouco trabalhoso, mas nos próximos tópicos será mostrado como a tecnologia para escritório de advocacia pode facilitar nessa parte da organização.

2. Cadastro de clientes

Ao organizar o escritório de advocacia, um das primeiras perguntas a ser feita é se ele mantém um cadastro de clientes. Esse cadastro é importante por vários motivos, o primeiro deles é porque o advogado precisa saber quem é o seu cliente e como é possível entrar em contato com ele.

Ao longo do processo, há dois momentos que a presença do cliente é imprescindível: a audiência de conciliação e audiência de instrução e julgamento. Isso significa que tão logo elas sejam marcadas, é função do advogado contatar seu cliente e informá-lo sobre a necessidade de comparecer em juízo no dia e horário designados, sob pena de extinção do processo e condenação ao pagamento de custas e honorários.

Além disso, podem surgir dúvidas sobre a casuística que precisam ser sanadas pelo profissional para melhor representação da causa. Nesse contexto, já no primeiro contato com o cliente o advogado pode apresentar um formulário para que o contratante preencha seus dados pessoais e, se possível, apresente mais de um meio de contatá-lo. Depois, esse cadastro deve ser arquivado, mas ainda devem constar outras informações, como a forma de pagamento dos honorários advocatícios.

O modo de pagamento de honorários pode variar de acordo com a natureza da causa ou mesmo com o próprio escritório — há os que cobram apenas um percentual sobre o valor de ganho de causa, há os que cobram um valor inicial mais os honorários de sucumbência e há, ainda, os clientes fixos que, em geral, pagam uma mensalidade.

Essas informações devem estar registradas até para que seja possível o controle pelo financeiro dos clientes adimplentes e dos inadimplentes e que, portanto, precisam ser cobrados de alguma forma.

Outro ponto fundamental a constar do cadastro de cada cliente é os documentos que foram entregues. A guarda de documentos entregues ao escritório, seja para juntada aos processos seja para tentativa de resolução de outras demandas, torna-se uma responsabilidade do escritório.

Em razão disso — e pela importância que alguns documentos têm —, é interessante que se conste no cadastro a listagem dos documentos apresentados, o destino de cada um e, posteriormente, a possível devolução ao responsável.

O cadastro dos clientes ainda pode especificar os que estão com processos ativos e os inativos. Manter os dados atualizados é importante tanto para quem tem processos em aberto quanto para os que não usam o serviço do escritório atualmente. Afinal, o cliente que teve um processo sob os cuidados do escritório pode ter novas demandas e, uma vez satisfeito com o serviço prestado, a chance de procurar o mesmo advogado é muito maior, na medida em que tem confiança no trabalho.

Assim, manter os cadastros atualizados e enviar para os respectivos endereços um cartão no fim do ano ou um calendário no início do ano com todos os dados do escritório é uma forma de se fazer lembrar e de garantir uma contratação em eventual necessidade. Afinal, o advogado não pode se esquecer do networking do escritório de advocacia.

3. Como organizar a estrutura financeira do escritório?

A organização da estrutura financeira do escritório talvez seja uma das principais dificuldades enfrentadas pelos advogados e também um dos principais fatores para levar à falência da banca. Assim, por mais que o capital intelectual seja o principal responsável por atrair clientes ao escritório, o bom gerenciamento das contas será determinante para o sucesso financeiro.

O primeiro passo pra organizar as finanças é colocar em relatório o faturamento do escritório, os custos fixos, o custo total, a margem de lucro e possível nível de endividamento. Ao especificar os custos, é interessante discriminar todas as despesas, desde os fixos, como aluguel e folha de salários até os variáveis, como materiais de escritório, transporte para cumprimento de diligências, xerox e até mesmo o cafézinho.

Somente depois de todas essas despesas serem relatadas e colocadas na ponta do lápis é que será possível analisar se existem gastos além dos necessários e em quais despesas é possível fazer economia. Por exemplo: em escritório de advocacia, é comum ter altos custos com papel e tinta de impressora, pois é preciso imprimir sentenças, imprimir esboços de peças processuais para correção e outros.

No entanto, esse tipo de gasto pode ser mais alto do que o que se pensa. Por isso, ao saber o custo real, é possível adotar medidas para fazer economias, como optar por fazer leituras no próprio computador ou mesmo imprimir em frente e verso do papel, quando necessário. Até mesmo alguns tribunais já aceitam essa prática.

Além de especificar as receitas e as despesas, o advogado deve conhecer os respectivos prazos de recebimento e de pagamento, para que possa controlar o fluxo de caixa. Esse controle é fundamental para evitar atrasos nos pagamentos e consequente oneração por multas, assim como para saber o momento de cobrar os clientes inadimplentes.

Outro erro muito comum, sobretudo em escritórios menores, é a mistura de contas pessoais e empresariais, como naquele momento em que se precisa recolher as custas de um recurso e o próprio advogado o faz com o seu dinheiro. No final do mês, porém, o advogado não sabe mais quantas vezes fez esse tipo de pagamento e quanto o escritório deve reembolsá-lo. Outra situação é o advogado que precisa almoçar com o cliente e não sabe se este pagamento é responsabilidade dele ou do escritório.

Nesses casos, é fundamental estabelecer com os sócios em quais situações as despesas devem ser pagas pelo escritório, para que haja uniformidade para todos eles. Além disso, pagamentos de custas são de conhecimento prévio do escritório ou do advogado responsável pelo processo, por isso cabe a ele solicitar o valor com antecedência.

Ainda assim, em eventuais casos de urgência, vale a regra já mencionada: anotar todas as informações para que o reembolso seja devidamente efetuado. Além disso, para evitar confusão patrimonial, os sócios devem estabelecer os períodos e as condições para as retiradas de valores.

Todas essas atitudes, em conjunto, vão ajudar o controle do fluxo de caixa e a manter um nível de despesas dentro do previsto. Todo esse trabalho pode ser feito em planilhas, mas um software pode ser ainda mais eficiente e prático para quem não tem conhecimento de administração. Este assunto, por sua vez, será mais bem detalhado em um próximo tópico.

4. Algumas boas práticas para a contabilidade do escritório de advocacia

Durante um tempo, a formalização de escritórios de advocacia era algo caro e complexo. Todavia, nos últimos anos, algumas alterações legislativas possibilitaram essa formalização. O fato é que, hoje, trabalhar como advogado autônomo pode se revelar mais oneroso do que abrir a sociedade, na medida em que apenas o recolhimento dos tributos obrigatórios, imposto de renda e contribuição à Previdência Social, pode corresponder a 42,5% dos ganhos.

Entre essas mudanças legislativas estão a possibilidade de formalização da sociedade unipessoal, a chamada EIRELI (empresa individual de responsabilidade limitada), criada pela Lei nº 13.247/2016, e a opção pelo Simples Nacional como regime tributário.

Nesse sentido, a sociedade unipessoal é um tipo de formação societária e opção para os advogados que não desejam se associar a outros colegas, mas ser o único dono de seu escritório. Nessa formação e também nas sociedades comuns, as micro e pequenas empresas, assim reconhecidas pela receita bruta de até R$4,8 mi por ano (novo teto do Simples Nacional 2018), podem optar pelo Simples Nacional como regime de tributação.

No Simples Nacional, o recolhimento dos impostos é feito por meio de uma única guia, na qual incidem todos os tributos devidos, sejam eles federais, estaduais e municipais. As alíquotas incidentes, por sua vez, variam de acordo com as tabelas constantes dos anexos do Simples Nacional e merecem atenção, sobretudo em razão das alterações feitas neste ano de 2018.

Já as sociedades cuja receita bruta ultrapasse R$4,8 mi por ano podem se encaixar no regime de tributação do lucro presumido, um regime também simplificado, por meio do qual o cálculo dos impostos devidos — IRPJ e CSLL — é feito a partir de um valor presumido do faturamento.

Todavia, para saber qual dos regimes de tributação é mais benéfico para cada sociedade de advogados o ideal é contar com a assessoria de um contador. Isso porque somente um profissional habilitado é capaz de fazer o cálculo corretamente e analisar, a partir das demonstrações contábeis da empresa, qual dos regimes é mais interessante, uma vez que nem sempre o Simples Nacional implica um pagamento menor de impostos.

Além disso, em uma sociedade de advogados, é fundamental segregar as receitas devidamente, já que há a entrada de honorários advocatícios, mas também de depósitos judiciais a serem transferidos aos clientes depois de compensados os honorários de sucumbência. Assim, se houver confusão entre esses valores, o escritório corre o rico de pagar mais impostos do que o devido.

Desse modo, é imprescindível que as escriturações financeiras estejam corretamente lançadas, a fim de garantir os pagamentos nos valores corretos e, ainda, evitar autuações por órgãos de fiscalização. Enfim, tudo deve estar corretamente classificado e lançado nas demonstrações contábeis.

5. Como organizar os documentos trabalhistas dos advogados da empresa?

Em um escritório, os advogados tanto podem ser contratados como empregado, no regime da CLT, como podem ser associados com uma pequena participação nos ganhos da empresa. No primeiro caso, trata-se de relação de emprego, já no segundo trata-se de relação contratual civil. De todo modo, o gestor da banca deve manter arquivados todos os documentos que dizem respeitam a cada advogado, empregado ou parceiro.

Nesse sentido, o ideal é que o responsável pela contratação tenha uma pasta com os documentos de cada colaborador, isso inclui contratos de trabalho ou de participação, documentos de identificação, regulamentos da empresa, possíveis ocorrências, folhas de ponto e folhas de pagamento. Essas pastas devem ser mantidas em um local adequado, sem umidade, para que os documentos sejam preservados, e de forma reservada.

Uma solução interessante é a digitalização de todos esses arquivos, o que pode ser feito internamente ou por empresas especializadas. Com a digitalização, o acesso aos documentos pode ser monitorado e controlado, para que somente os responsáveis possam visualizá-los. A adoção de um software jurídico no qual é possível manter os dados e documentações dos funcionários ou mesmo um software voltado para a gestão de RG também pode ser um facilitador.

Sobre os documentos a serem arquivados, é bom destacar que se o escritório contar com mais de dez funcionários com vínculo de emprego, ou seja, sujeitos à legislação celetista, a empresa deve providenciar um meio de registro de ponto, seja eletrônico seja manual. O importante é que cabe ao escritório fazer o controle das jornadas, a fim de garantir possível compensação ou pagamento de horas extras. Assim, tanto o registro de ponto quanto eventual compensação ou pagamento devem ser devidamente registrados nos arquivos do funcionário.

O ideal é que todos os documentos dos advogados empregados sejam mantidos no arquivo por, pelo menos, cinco anos, pois este é o prazo prescricional. Uma vez encerrado o contrato de trabalho, os arquivos devem ser mantidos por dois anos, prazo para ajuizamento de possível ação trabalhista.

No entanto, se o advogado trabalha como associado, percebendo uma pequena participação nos ganhos da sociedade, o ideal é que os documentos, sobretudo de distribuição e pagamento de honorários, sejam mantidos por dez anos. Isso porque, de acordo com entendimento do Superior Tribunal de Justiça, o prazo prescricional de rateio de honorários advocatícios é de dez anos, o prazo geral previsto no Código Civil.

Assim, para resguardar o escritório contra eventuais demandas judiciais trabalhistas, é necessário manter adequadamente os arquivos dos advogados pelos respectivos prazos mínimos citados acima.

6. Por que e como contar com a tecnologia?

Ao longo do texto, foi ressaltado que diferentes trabalhos poderiam ser facilitados com o uso da tecnologia, desde o controle de processos, passando pelo cadastro dos clientes, até a organização financeira.

A tecnologia é imprescindível para a otimização dos processos, independentemente do porte da banca mas, talvez ainda mais necessária às menores, já que dificilmente é possível contratar pessoas para ocupar diferentes cargos administrativos e a concentração de todos os trabalhos nas mãos de um advogado pode implicar perda de tempo para a realização do trabalho advocatício em sentido estrito.

Nesse contexto, para garantir a produtividade dos advogados e, ainda, melhorar a rentabilidade da sociedade, a adoção de um software jurídico é essencial. É possível encontrar no mercado diferentes softwares específicos para os escritórios, cada um deles com uma particularidade.

Mas, de maneira geral, esse tipo de software oferece recursos para regular a rotina jurídica, como o acompanhamento das publicações, andamentos processuais, depósitos judiciais, cálculo para atualização dos valores da causa e controle dos prazos processuais. Nesse último ponto, ainda é possível contar com ferramentas que monitoram as tarefas e avisam o vencimento dos prazos.

Além disso, ainda são oferecidos recursos para cadastro de advogados, de clientes e todas as informações sobre os processos, além de armazenamento de todos os documentos em nuvem, ou seja, todos os itens fundamentais para garantir a organização do escritório, como relatado anteriormente. Isso tudo com a facilidade de acessar todos esses dados e recursos de qualquer lugar que o advogado esteja, basta ter acesso à internet.

Alguns softwares jurídicos ainda oferecem recursos para a gestão financeira completa do escritório, com gerenciamento do fluxo de caixa, controle das contas a pagar e a receber, todas as entradas, incluindo a organização dos honorários e demais receitas, e as saídas. Isso ainda com a possibilidade de incluir alertas automáticos de lembretes de vencimentos e pagamentos, enviados por e-mail.

Dessa forma, a organização do escritório de advocacia não pode ser negligenciada pelos sócios, pelo contrário, merece total atenção. Até mesmo porque, ao manter um escritório organizado, garante-se melhor acompanhamento processual, otimização do tempo e de recursos financeiros. Além disso, as sociedades de advogados ainda podem contar com os recursos tecnológicos disponíveis no mercado, voltados especificamente para a gestão de escritórios para facilitar essa organização.

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